คู่มือการจัดการออเดอร์และการจัดส่ง

ติ๊ก อะไหล่เดิม | TICK ALAIDERM

เอกสารภายใน, สำหรับทีมงานเท่านั้น

เวอร์ชัน: 1.0
อัปเดตล่าสุด: มิถุนายน 2569
เว็บไซต์: tick-alaiderm.com

สารบัญ

1. การตรวจสอบและประมวลผลออเดอร์
2. สถานะออเดอร์และการจัดการ
3. การจัดเตรียมสินค้าสำหรับจัดส่ง
4. การเลือกบริการจัดส่ง
5. การจัดส่งและติดตามสภาวะ
6. การจัดการปัญหากับลูกค้า
7. Checklist ทุกขั้นตอน

ส่วนที่ 1, การตรวจสอบและประมวลผลออเดอร์

1.1 วิธีการดูออเดอร์ใหม่

ทุกครั้งที่ลูกค้าสั่งซื้อ ออเดอร์จะปรากฏในระบบ WordPress Admin

1. ล็อกอินเข้า WordPress Admin (tick-alaiderm.com/tc-login)
2. ไปที่ WooCommerce → Orders
3. ออเดอร์ใหม่จะอยู่ด้านบนสุด มีสถานะ “Pending payment” หรือ “Processing”

1.2 ข้อมูลที่ต้องตรวจสอบทุกออเดอร์

เมื่อเปิดออเดอร์ ให้ตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้:

1.3 ขั้นตอนการตรวจสอบการชำระเงิน

สำหรับออเดอร์โอนธนาคาร:

1. ดูสถานะ Payment Status ว่าแสดง “Paid” หรือยัง
2. ตรวจสอบในแอปธนาคารว่าได้รับเงินเข้าบัญชีจริงหรือไม่
3. ถ้าลูกค้าโอนแล้วแต่ระบบยังไม่อัปเดต ให้รอซักครู่ (ระบบอัปเดตโดยอัตโนมัติ)
4. ถ้ารอ 5 นาทีแล้วยังไม่ได้รับเงิน แจ้งไปยัง Admin/ผู้จัดการ ก่อนส่งสินค้า

สำหรับออเดอร์เก็บเงินปลายทาง:

1. ไม่ต้องรอเงิน สามารถเตรียมส่งได้เลย
2. ขับขี่จะรวบรวมเงินจากลูกค้าแล้วส่งให้ในวันถัดไป

สำหรับออเดอร์บัตรเครดิต:

1. ระบบจะประมวลผลอัตโนมัติ
2. หากไม่ผ่าน ลูกค้าจะได้รับ notification ให้ลองใหม่

1.4 การทำเครื่องหมายสินค้าที่ชำระเงินแล้ว

1. เมื่อตรวจสอบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว
2. เลื่อนลงไปที่ส่วน Order actions (กล่องทางด้านขวา)
3. เปลี่ยน Order status จาก “Pending payment” เป็น “Processing” หรือ “Completed”
   • Processing: ยังไม่จัดส่ง หรือกำลังจัดเตรียม
   • Completed: ได้จัดส่งแล้ว
4. คลิก “Update” เพื่อบันทึก

ส่วนที่ 2, สถานะออเดอร์และการจัดการ

2.1 ตารางสถานะออเดอร์และความหมาย

2.2 การเปลี่ยนแปลงสถานะออเดอร์

1. เปิดออเดอร์ที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ
2. มองที่ส่วน Order actions ด้านขวา
3. ที่ Dropdown Status เลือกสถานะใหม่
4. (ทางเลือก) ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมในช่อง Add order note
5. คลิก “Update” เพื่อบันทึก
6. ระบบจะส่ง email ให้ลูกค้าแจ้งเรื่องการเปลี่ยนสถานะโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: การเปลี่ยนสถานะออเดอร์จะส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ ดังนั้นตรวจสอบว่าสถานะถูกต้องก่อนกด Update

2.3 การเพิ่มหมายเหตุส่วนตัว (Internal Order Note)

ใช้เพื่อบันทึกหมายเหตุภายในร้านเท่านั้น ลูกค้าไม่เห็น

1. ในส่วน Order notes (ล่างขวา) คลิก “Add an order note”
2. พิมพ์หมายเหตุ เช่น:
   • “สินค้า 1 ชิ้นขาด รอสินค้าเข้าคลัง”
   • “โอนเงินมาแล้ว จัดส่งวันอังคาร”
   • “ลูกค้าสอบถามสี ตรวจสอบแล้ว ถูกต้อง”
3. ติ๊กถูกที่ช่อง “Private note” เพื่อให้เป็นหมายเหตุภายใน
4. คลิก “Add note”

ส่วนที่ 3, การจัดเตรียมสินค้าสำหรับจัดส่ง

3.1 ขั้นตอนการเตรียมสินค้า

เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น “Processing” ให้ทำตามขั้นตอนนี้:

1. ตรวจสอบสต็อก

   • เปิดออเดอร์และดูรายการสินค้า
   • ตรวจสอบในคลังว่าสินค้าในแต่ละชิ้นมีอยู่ครบหรือไม่
   • หากสินค้าขาด ทำการ backorder หรือติดต่อลูกค้า (ดู ส่วนที่ 6)

2. เก็บสินค้าจากคลัง (Picking)

   • นำรายการสินค้าจากออเดอร์
   • ค้นหาชิ้นส่วนตามรหัส (SKU) บนแพ็คเก็ต
   • นำสินค้าออกจากชั้นวางแล้วตรวจสอบ:
     • ชื่อสินค้าถูกต้อง
     • จำนวนถูกต้อง
     • สภาพดี ไม่เสียหาย

3. ตรวจสอบสินค้า (QC Check)

   • ดูว่าสินค้าอยู่ในสภาพดี
   • ตรวจสอบสีต่อรูปภาพในออเดอร์ (สำคัญสำหรับสินค้าหลายสี)
   • ตรวจหาร่องรอยแตกหัก รอยตำหนิ
   • หากพบปัญหา แจ้งผู้จัดการก่อนส่ง

4. บรรจุสินค้า (Packing)

   • ใช้กล่องหรือซองขนาดเหมาะสม
   • บุพื้นกล่องด้วยกระดาษ/โฟมเบา ๆ เพื่อป้องกันการเขย่า
   • วางสินค้าลงในกล่อง
   • ใส่เอกสารออเดอร์และใบเก็บเงิน (ถ้าเป็นเก็บเงินปลายทาง)
   • ปิดกล่อง ปิดซองให้แน่น

5. ติดโอนใบส่ง

   • พิมพ์ใบส่งจากระบบ (ดู ส่วนที่ 5)
   • ติดใบส่งลงบนกล่องด้านบนสัก 2 แห่ง
   • ให้เด่นชัด ไม่ซ้อนทับ ไม่เปียก

6. บันทึกในระบบ

   • เมื่อจัดเตรียมเสร็จแล้ว เลิกช่วงเวลา (เพิ่มหมายเหตุ “Ready to ship”)
   • เปลี่ยนสถานะเป็น “Ready for pickup” (ถ้ามีระบบ) หรือรักษาไว้ที่ “Processing”

3.2 ลิสต์ตรวจสอบ Packing

ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าจัดเตรียมสินค้าครบถ้วน:

• ตรวจสอบรหัสออเดอร์ตรงกับรหัสบนใบส่ง
• ชิ้นส่วนครบตามรายการในออเดอร์
• จำนวนสินค้าถูกต้อง
• สินค้าไม่เสียหาย ไม่แตกหัก
• บรรจุลงกล่องให้นิ่ม ไม่เขย่า
• ใส่ใบเก็บเงิน (ถ้าเก็บเงินปลายทาง)
• ใส่เอกสารสินค้า (ถ้ามี)
• ปิดกล่องให้แน่น ใช้เทปกาว
• ติดใบส่งชัดเจน
• ตรวจสอบเบอร์โทรศัพท์บนใบส่ง

ส่วนที่ 4, การเลือกบริการจัดส่ง

4.1 บริการจัดส่งที่ร้านติ๊กใช้

4.2 การเลือกบริการจัดส่ง

ใช้เกณฑ์นี้ในการเลือก:

หมายเหตุ: โปรแกรม WooCommerce อาจจะเชื่อมต่อกับระบบจัดส่งบางค่าย จึงอัตโนมัติเลือก แต่ยังต้องตรวจสอบและปรับแต่งแต่ละครั้ง

ส่วนที่ 5, การจัดส่งและติดตามสภาวะ

5.1 ขั้นตอนการจัดส่งสินค้า

วิธีที่ 1: ใช้ระบบ WooCommerce (ถ้าเชื่อมต่อแล้ว)

1. เปิดออเดอร์ที่เตรียมส่งเสร็จแล้ว
2. ที่ส่วน Shipping details คลิก “Create shipment” หรือ “Get shipping label”
3. เลือกบริการจัดส่ง และกรอก:
   • น้ำหนัก (kg)
   • ขนาดกล่อง (cm)
   • ประเภท (Parcel, Document ฯลฯ)
4. ระบบจะคำนวณค่าส่ง → คลิก “Create shipping”
5. ระบบจะออก Tracking number และ label อัตโนมัติ
6. ปริ้นท์ label ออกมา ติดบนกล่อง

วิธีที่ 2: ส่งด้วยตัวเอง (อยู่ด้วยกับร้าน)

1. คลิก “Add tracking number” ในส่วน Shipping
2. เลือกบริการจัดส่ง
3. กรอก Tracking number (เบอร์พัสดุจากจุดส่ง)
4. คลิก “Add” เพื่อบันทึก

วิธีที่ 3: ส่งจ่ายสูง (ปิดกับคนขับแล้ว)

1. ตรวจสอบสินค้าว่าเตรียมเสร็จแล้ว
2. ลดตัวเลขในส่วน Inventory (ลบออกจากสต็อก), ระบบอาจทำอัตโนมัติหลังจากจัดส่ง
3. เปลี่ยนสถานะออเดอร์เป็น “Completed” (เพราะไม่มีการติดตามเลขพัสดุ)
4. เพิ่มหมายเหตุ “Picked up by driver on [date]“

5.2 การติดตามสภาวะการจัดส่ง

ต้องแจ้งหมายเลขติดตาม (Tracking number) ให้ลูกค้าเพื่อตรวจสอบได้

ส่วน WooCommerce:

1. เมื่อบันทึก Tracking number แล้ว ลูกค้าจะได้รับอีเมล containing ลิงก์ติดตาม
2. หรือลูกค้าสามารถล็ออิน My Account → Order details → ดู Tracking number

ที่หน้าหลัก ออเดอร์:

• ทำเครื่องหมาย “Status: Completed” + “Tracking number: XXXX” เพื่อให้ลูกค้าเห็น

5.3 ตัวอย่าง Tracking Number ของแต่ละบริการ

5.4 ฟังก์ชันหลัก WooCommerce ที่เกี่ยวกับการจัดส่ง

ส่วนที่ 6, การจัดการปัญหากับลูกค้า

6.1 ลูกค้าสอบถามว่าสินค้ามาถึงหรือยัง

ตอบ:

1. เช็ก Tracking number ในออเดอร์ → ขอลูกค้าไปติดตามใน App บริการขนส่ง
2. บอกลูกค้า “ตามหมายเลข XXXX ระบบแสดง [สถานะล่าสุด]”
3. ถ้าติดตามหายไป = โทรไปที่บริการขนส่งด้วยหมายเลขนั้น

หากลูกค้าไม่ได้หมายเลข:

1. ขอลูกค้าส่ง Screenshot อีเมลหรือ Order number
2. ค้นหาหมายเลข Tracking ในออเดอร์
3. ส่งให้ลูกค้า + ลิงก์เว็บติดตาม

6.2 สินค้าหายระหว่างขนส่ง

ขั้นตอนฉุกเฉิน:

1. ให้ลูกค้าแจ้งบริการขนส่งทันทีว่าสินค้าไม่ได้รับ
2. ร้านติดต่อบริการขนส่งด้วย (มีหมายเลขพัสดุ)
3. บริการจะค้นหา + สืบสวน (ใช้เวลา 3–7 วัน)

ความรับผิดชอบ:

• ถ้าบริการขนส่งหาได้ = บริการจ่ายชดใช้
• ถ้าหาไม่ได้ = ทีมงานร้านจะกับคุณ (ขึ้นอยู่นโยบายร้าน)

ร้านควรทำ:

1. บันทึกหมายเหตุในออเดอร์ “Lost in transit, investigating”
2. อย่าเปลี่ยนสถานะออเดอร์เป็น “Completed” ทันที
3. รอผลจากบริการขนส่ง
4. หลังจากมีผลก็ติดต่อลูกค้าเพื่อจัดการแก้ปัญหา

6.3 สินค้ามาถึงแล้ว แต่หัก/แตก/เสีย

ตอบลูกค้าทันที:

1. ขออภัยที่สินค้าเสีย
2. ขอให้ลูกค้า Send ภาพถ่ายความเสียหาย
3. บันทึกในออเดอร์

ตัดสินใจ:

• เปลี่ยนของใหม่: ถ้าสินค้าเป็นความผิดของบริการขนส่ง ร้านจะสั่งเข้าใหม่
• คืนเงิน: ถ้าสินค้าไม่มีแล้ว จัดเตรียมการคืนเงิน

บันทึกในระบบ:

1. สร้าง Refund ในออเดอร์ (ที่ Refunds section)
2. กรอก Reason: “Item damaged in transit”
3. กำหนดจำนวนเงินที่คืน (เต็มจำนวนหรือลด ค่าส่ง)
4. คลิก “Refund” เพื่อบันทึก
5. ระบบจะคืนเงินให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติ

6.4 ลูกค้ายกเลิกออเดอร์หลังจากสั่งแล้ว

ถ้า ยังไม่ส่ง:

1. เปลี่ยนสถานะเป็น “Cancelled”
2. สร้าง Refund เต็มจำนวน
3. บันทึกหมายเหตุ “Order cancelled by customer”

ถ้า ส่งไปแล้ว (อยู่ระหว่างขนส่ง):

1. ติดต่อบริการขนส่ง = ขอยึด/คืนพัสดุ (อาจไม่ได้เพราะรถออกแล้ว)
2. ถ้าคืนไม่ได้ = ให้ลูกค้ารับสินค้า แล้วจัดการ Return (ดู 6.5)

บันทึกในระบบ:

• เปลี่ยนสถานะเป็น “Cancelled” + สร้าง Refund + เพิ่มหมายเหตุ

6.5 ลูกค้าต้องการ Return (คืนสินค้า)

ลูกค้าต้องการคืน แต่เหตุผลไม่เกี่ยวเร่านสินค้า:

1. ทีมงานพิจารณา = ยอมรับหรือปฏิเสธการ Return
2. ถ้า ยอมรับ = ให้ลูกค้ากลับมาหรือส่งมาแบบ COD
3. ถ้า ปฏิเสธ = อธิบายเหตุผลให้ลูกค้าเข้าใจ

ตัวอย่างนโยบาย Return:

• ยอมรับคืน: สินค้าเสีย, หัก, ส่งผิด, ผู้ใช้เปลี่ยนใจ
• ไม่ยอมรับคืน: ใช้ไปแล้ว, มีข่อย/รอย, ไม่มีกล่องต้นฉบับ

บันทึก:

1. เปลี่ยนสถานะเป็น “Refunded” เมื่อได้สินค้ากลับและตรวจสอบเสร็จ
2. สร้าง Refund ตามจำนวนที่ตกลง
3. เพิ่มหมายเหตุ “Return accepted, refund processed”

ส่วนที่ 7, Checklist ทุกขั้นตอน

Checklist: รับออเดอร์ใหม่

• ตรวจสอบชื่อ-นามสกุล ลูกค้า (สะกดถูกต้อง)
• ตรวจสอบเบอร์โทรศัพท์ (10 หลัก, ใช้ได้)
• ตรวจสอบที่อยู่จัดส่ง (ชัดเจน, มีรหัสไปรษณีย์)
• ตรวจสอบสินค้าทั้งรายการ (ชื่อ, จำนวน, ราคา)
• ตรวจสอบการชำระเงิน (ได้รับเงินจริงหรือยัง)
• ตรวจสอบวิธีจัดส่ง (ตรงกับพื้นที่, ค่าส่ง)
• เปลี่ยนสถานะเป็น “Processing” (ถ้าชำระแล้ว)

Checklist: เตรียมสินค้า

• ตรวจสอบสต็อกในคลัง (มีครบไหม)
• เก็บสินค้าตามรหัส (เก็บให้ถูกชิ้น)
• ตรวจสอบสินค้า QC (ไม่เสียหาย, สีถูกต้อง)
• บรรจุลงกล่องให้นิ่ม (ไม่เขย่า)
• ใส่เอกสาร + ใบเก็บเงิน (ถ้าเป็นเก็บเงินปลายทาง)
• ปิดกล่องให้แน่น (ใช้เทปกาว)
• ติดใบส่งชัดเจน (อย่างน้อย 2 แห่ง)

Checklist: จัดส่ง

• เลือกบริการจัดส่งที่เหมาะสม
• ป้อนข้อมูลจัดส่ง (น้ำหนัก, ขนาด, ที่อยู่)
• ได้ Tracking number (บันทึกลงระบบ)
• ปริ้นท์ label ติดบนกล่อง
• ส่งกล่องให้บริการขนส่ง
• เปลี่ยนสถานะออเดอร์เป็น “Completed”
• แจ้งลูกค้าว่าส่งแล้ว + ส่ง Tracking number

Checklist: ติดตาม

• ติดตามสภาวะการจัดส่ง (ทุก 1–2 วัน)
• พร้อมตอบคำถามลูกค้า (หากถามถึงสินค้า)
• หากสินค้าหลุด/สูญหาย = ติดต่อบริการขนส่งทันที
• หากสินค้าเสีย = เตรียมการ Refund/Replace

ข้อควรจำ

ตัวอย่างสถานการณ์ปัญหา และวิธีจัดการ

สถานการณ์ 1: ลูกค้าสั่งชิ้นส่วน 3 ชิ้น แต่สต็อก 1 ชิ้นขาด

ขั้นตอน:

1. เขียนหมายเหตุในออเดอร์ “Item XXX out of stock”
2. โทรติดต่อลูกค้า ให้ตัวเลือก: (ก) รอสินค้า (ข) ยกเลิก (ค) ส่งก่อน 2 ชิ้น
3. ตามที่ลูกค้าเลือก = บันทึกลงระบบ
4. หากลูกค้าเลือก (ก) = ใส่ Backorder แจ้งวันที่คาดว่าจะเข้า
5. หากเลือก (ข) = ยกเลิกออเดอร์ + Refund
6. หากเลือก (ค) = ส่งเฉพาะ 2 ชิ้นก่อน + บันทึกหมายเหตุว่าจะส่งชิ้นที่ 3 ในวันไหน

สถานการณ์ 2: ลูกค้าโอนเงินแล้ว แต่ระบบไม่อัปเดต

ขั้นตอน:

1. ตรวจสอบในแอป Bank ว่าได้รับเงินจริงหรือไม่
2. ถ้าได้ = ช้ากระบบ รอ 10 นาที แล้วรีเฟรชหน้า
3. หากรอแล้วยังไม่ได้ = ติดต่อ Admin/ผู้จัดการเพื่อ Manual update
4. ขอโทษลูกค้า + แจ้งว่า “ค่อนข้างจะเตรียมส่งแล้ว”

สถานการณ์ 3: สินค้ามาถึง แต่สีไม่ตรงออเดอร์

ขั้นตอน:

1. ขอภาพถ่ายจากลูกค้า (เปรียบเทียบกับรูปออนไลน์)
2. ตรวจสอบภายในร้าน = เก็บผิดสี หรือลูกค้าเลือกผิด
3. ถ้าเก็บผิด = ลงการ Refund ครึ่งหนึ่ง + ส่งสินค้าถูกต้องแทน
4. ถ้าลูกค้าเลือกผิด = ให้ตัวเลือก (ก) Return (ข) ยอมรับ + ลด 20% (ขึ้นอยู่นโยบาย)
5. บันทึกรายละเอียดในออเดอร์เพื่อหลีกเลี่ยงการสับสนซ้ำ

เอกสารนี้จัดทำโดยทีมงาน ติ๊ก อะไหล่เดิม สำหรับใช้ภายในองค์กรเท่านั้น
หากมีคำถามหรือข้อสงสัย ติดต่อผู้จัดการหรือทีม IT ก่อนดำเนินการ