การจัดการคำสั่งซื้อและสถานะ

เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้าผ่านหน้าเว็บไซต์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งมาที่ระบบหลังบ้านในเมนู “คำสั่งซื้อ” (Orders) ซึ่งเป็นส่วนที่คุณต้องเข้ามาตรวจสอบและจัดการอัปเดตสถานะให้ลูกค้าทราบความคืบหน้า

1. วิธีดูรายการคำสั่งซื้อใหม่

1. ไปที่เมนูด้านซ้าย เลือก WooCommerce > คำสั่งซื้อ (Orders)
2. คุณจะพบตารางรายการคำสั่งซื้อเรียงจากใหม่สุดไปเก่าสุด
3. หากมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามา จะมี จุดสีแดงแจ้งเตือน ที่เมนู และสถานะในตารางจะขึ้นว่า กำลังดำเนินการ (Processing) หรือ รอชำระเงิน (Pending payment)

2. ทำความเข้าใจ “สถานะ” คำสั่งซื้อ

สถานะของคำสั่งซื้อคือสิ่งที่จะบอกให้ลูกค้าและทีมงานรู้ว่า สินค้ากล่องนี้อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว:

• 🟡 รอชำระเงิน (Pending payment): ลูกค้ากดสั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้โอนเงิน หรือระบบกำลังรอการยืนยันยอด
• 🔵 กำลังดำเนินการ (Processing): ลูกค้าชำระเงินเรียบร้อยแล้ว (นี่คือสถานะที่คุณต้องเริ่มแพ็คของ)
• 🟢 เสร็จสมบูรณ์ (Completed): แพ็คของเสร็จและส่งให้บริษัทขนส่งเรียบร้อยแล้ว (ปิดจ็อบ)
• 🔴 ยกเลิกแล้ว (Cancelled): ลูกค้ายกเลิก หรือหมดเวลาโอนเงิน
• ⚪ คืนเงิน (Refunded): ทำการโอนเงินคืนให้ลูกค้าเรียบร้อย
• 🟠 ล้มเหลว (Failed): การชำระเงินผ่านบัตรตัดไม่ผ่าน

3. ขั้นตอนการจัดการคำสั่งซื้อ (ทีละสเตป)

เมื่อมีออเดอร์ใหม่เข้ามา (สถานะเป็น “กำลังดำเนินการ”) ให้ทำตามขั้นตอนนี้:

4. การจดบันทึกภายใน (Order Notes)

หากคำสั่งซื้อนี้มีปัญหา (เช่น ติดต่อลูกค้าไม่ได้, กล่องพังต้องรอของใหม่) คุณสามารถบันทึกข้อความไว้ให้เพื่อนร่วมงานอ่านได้:

1. มองหากล่อง บันทึกคำสั่งซื้อ (Order Notes) ที่ด้านขวามือ
2. พิมพ์ข้อความลงไป
3. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงเป็น “บันทึกส่วนตัว” (Private note) (เพื่อไม่ให้ลูกค้าเห็น)
4. กดปุ่ม เพิ่ม (Add)